活动策划工作安排有哪些细节

　　就像作家有自己的剧本，作曲家有自己的乐谱，活动策划人员也应该有自己的工作安排任务表。这些工具发挥着相同的功能。就如同一个动听的故事一样，它们都包括开头、中间部分和结尾等主要部分。成都活动公司表示，每一个步骤都需要记录下来，每个音符都需要安排在乐谱中它应该被演奏的位丑上。所有人都根据同一页面上的指示进行操作，所有事情都安排得清晰明了，出现错误的几率因此而大大降低，并消除了个人主观上的一些偏差，减少灰色区域与纸漏的发生。注重细节会产生神奇的效果。

　　工作安排任务表被赋予生命之后，你就成为它们的指挥官。工作安排任务表是你活动策划的核心，它涵盖了活动策划从始至终所有的一切。成都活动公司表示，需要专门有人来编制工作安排任务表，掌握列人工作表中的所有信息，此人必须是与供应商联络并完成计划的唯一人选。指挥人员必须全面彻底地了解整个活动策划——每一时刻、每个步骤、每个细节 ― 如同交响乐团的指挥、拍摄电影的导演。指挥人员的作用不是具体操办活动策划，也不是进行社会交际。每个参与者需要清楚地了解自己的角色与作用以及何时人场，这就需要有一个人来负责整个活动策划的指挥与协调，以确保每个人都了解自己具体的角色。避免让六七个木来联系同一个供应商，否则就会埋下隐患，并且说明你缺乏专业能力，组织不当。

　　活动策划日期即将到来的时候，或许你已经不再需要查看你的工作安排任务表，一切你．早已了然于胸。你就像乐团指挥一样，在某一音符演奏出现错误的时候能够清楚地识别出来。某一婚礼策划人提前数月预订了一处私人场所，准备为一位名流举办婚礼，结果在婚礼即将举办的十天前才发现新郎新娘原本计划宣誓的草坪上修建了一个大游泳池和温泉池。成都活动公司表示，这时该策划人才惊讶地发现，要想在那里举行婚礼，除非穿上防水装备。策划发生此类灾难简直无法想象，并且在婚礼举行前十天才发现问题，策划人也难辞其咎。制订工作计划表的目的便在于此——确保一切都安排就绪，避免意外状况发生。最终，该策划人想到了一个解决方案，但是采用新方案的代价又是多大呢？谁愿意承受这样的压力和所有额外的费用呢？有家活动策划公司因为活动策划管理不善而导致活动策划亏损 5 万美元，丢掉了赚得回头客、树立口碑的机会，损失了公司的商誉，并且不得不设法应付因活动策划管理不善而大为 J 庙火的客户：客户因为该公司的活动策划管理缺乏专业水准而准备一纸诉状将该公司告上法庭。成都活动公司表示，我们所处的社会环境是一个法律意识极强的环境，因此，今天的活动策划运作和现场执行必须进行全面记录，以显示策划公司在活动策划的方方面面都已经尽心尽力。你的工作安排任务表将在这方面助你一臂之力，并且让你能够提前查缺补漏，及时采取应对措施。

　　工作安排任务表就是信息指南，它能告诉供应商你希望活动策划如何开展，明确说明合同的具体内容，并采用列举项目的方式将内容展现出来，涵盖各方达成一致的操作成本以及如何以你所期望的、符合活动策划风格的方式安排活动策划的各个要素。成都活动公司表示，工作安排任务表能够确保一切安排由你决定，而不是你的供应商进行决策。如果由你的供应商来做决定的话，他们会选择最利于他们但未必最有利于你的活动策划开展方式，你又该如何应对呢？

　　例如，酒店通常设有配备甜点和咖啡的休息室，茶杯和杯托通常是分开登放的。或许你希望茶杯和茶托能够成套放在一起，并且摆放雅致，这样客人一次就能拿到茶杯和茶托，而无须再跑两趟。成都活动公司表示，为了体现雅致的风格，还可以将糖、牛奶和奶昔盛放在银质器皿里，而不是盛放在塑料袋或纸袋内，同时旁边还放置一个垃圾桶，以便客人能够把包装纸扔进桶中，而不是在桌子上乱丢乱放。此外，还可以在每个茶托上放置汤匙而不是塑料搅拌棒。

　　成都活动公司表示，必须事先明确对这些服务的要求，而不是临时随便进行处理。如果你喜欢使用方糖、红糖或是白糖，或若已经谈妥在总成本中包括了要使用棒棒冰糖或者沾涂巧克力的汤匙，那么你可以在工作安排任务表中列出这些物品 ― 其数量、成本、外观、摆放方式，并具体说明在用餐或茶歇期间供应咖啡和茶饮的特定时间。对餐巾的处理也是如此。可以使用餐巾纸么？如果可以的话，应该使用什么质量、颜色、尺寸的餐巾纸？你希望如何摆放餐巾纸？是否需要按你的活动策划风格要求摆放布质餐巾？在酒店编写报价单和合同内容的时候，需提前通知他们这些信息，以便酒店能够向活动策划人员及时指出，所需要支付的劳务费、租金以及特殊花费等额外费用，所有这些细节都必须清楚地体现在工作安排任务表上，这样酒店就可以安排工作人员进行相关布置。成都活动公司表示，上述甜点和咖啡休息室的例子仅仅是整个活动策划中一个细微环节，如果将这个细微环节放大，比如说放大一百万倍，活动策划人员必须做好准备的原因也就不言而喻了。

　　酒店、活动策划会场和活动策划供应商希望能够了解活动策划的具体细节。有时，详细的工作安排任务表可能有 100 多页——这简直像书一样厚重。但这却是一本他们必读的“书”，因为他们知道，在活动策划当天必须一切准备就绪。如果工作表将一切细节都交代清楚明白，那么他们也就毫无理由再说自己对某件事情一无所知。成都活动公司表示，如果星星灯串的配线需要使用特定的颜色（例如绿色或棕色而非红色）来与周围的环境协调一致，而且这一要求也体现在你最初的报价中，并列人合同，那么你必须在工作安排任务表中对这些要求做出明确说明。

　　要向酒店、活动策划会场和活动策划供应商强调，他们必须按照你的要求进行准备，否则你将不予接收。此外，一旦出现任何问题，他们必须提前通知，而不能到活动策划当天才通知。成都活动公司表示，确保供应商通读并认可工作安排任务表的一稿，收到了修订后的工作安排任务表，并且与活动策划当天负责协调指挥的活动策划人员进行过前期接洽，要求他们必须有充裕的时间通知你可能出现的任何问题。通知供应商，你会指派工作人员执行或监督活动策划的方方面面。明确负责监督具体工作的人员、负责检查现场安排的人员到达现场的时间，确保一切按照工作安排任务表中的规划进行布置安排。制作工作安排任务表的时候，重要的一点是要想象整个活动策划的视觉效果。摄像机会拍到什么？客人们能看到什么？会产生什么样的影响？气氛渲染得如何？工作安排任务表就是一份按部就班的操作指南，帮助实现你甘折希望达到的效果。

　　工作安排任务表就是工作手册。成都活动公司表示，所有供应商和主要参与者都应该事先收到一份初始工作安排任务表，通读之后做出必要的变动。通常，供应商认为他们能够了解活动策划的总体情况，对于他们开展工作非常有益。例如，帐篷租赁公司希望了解餐饮公司将会携带什么东西到烹饪帐篷之中和帐篷搭建的时间，并据此安排工作人员，以便在餐饮公司进场之后，帐篷租赁公司的工作人员撤离，以免妨碍餐饮公司开展工作。这样安排的优势在于，餐饮公司卸载货品的时候就不要再有帐篷租赁公司的工作人员留在现场。理想的情况是，在最初对场地进行巡查时，帐篷租赁公司和餐饮公司的人员都能来到现场，对工作安排任务表和最终计划中讨论过的事宜再次进行研究。成都活动公司表示，工作安排任务表应该写明计划的时间安排、物流和法律要求（例如烟火施放许可、保险等等），便于双方遵守。如果计划在此时尚未最终定稿，这次对工作安排任务表的研究可以在你制订工作表时给你亮出一面红旗予以铃示，或者在帐篷租赁公司和餐饮公司收到详细黔活动策划总体蓝图之后向他们亮出红旗给予提醒。

　　供应商察看过最初的工作安排任务表之后，针对一些相关问题与你共同进行细微改动，这时应该将修订后的工作安排任务表发放给所有相关人士。在活动策划布景工作正式开始的前几天，安排相关方面进行前期会议，让所有供应商及主要工作人员审查工作安排任务表的最终版本，确保一切要求都已经明确到位，并进行最后的演练。成都活动公司表示，前期会议最初是因在集体大会之前进行而得名，现在泛指一切活动策划开始前的前期策划会议。在活动策划当天，活动策划工作人员各司其职，开展现场监督活动策划，确保一切按照工作安排任务表中描述的那样按部就班地进行，并就出现的任何问题向总指挥汇报，由总指挥协调处理。